Préparer une réunion : la check-list qui va vous sauver !

Pour réussir une réunion, il y a des points à ne surtout pas oublier… Voici un rappel des choses à faire absolument pour être sûr(e) de réussir.

•  Faire une liste exhaustive des participants

Certains membres de l’équipe n’ont pas forcément besoin d’être là. Inversement, des personnes extérieures peuvent être indispensables.

• Faire une liste exhaustive des intervenants

Ils doivent apporter quelque chose d’intéressant à la présentation, leur expertise sur le sujet.

• Demander les disponibilités des participants

S’ils sont nombreux, mieux vaut utiliser un outil collaboratif (Doodle, agenda partagé…).

• Informer tous les participants de la date choisie

Leur donner  l’heure, le lieu et la durée approximative, en demandant leur confirmation.

• Prévoir un ordre du jour

Les différents points doivent se compléter, il vaut donc mieux aborder peu de sujets différents.

• Communiquer les informations aux participants

Quel est l’ordre du jour, qui intervient et, éventuellement, quels seront les documents utilisés.

• Réserver la salle et le matériel nécessaire

Le plus tôt possible après avoir fixé la date.

• Rechercher les informations nécessaires pour son intervention

Vérifier notamment la pertinence des sources et l’exactitude des informations sur lesquelles vous vous basez.

• Préparer la présentation

Prévoir où intégrer les interventions et les documents, s’il y en a. Penser à minuter son intervention si on dispose de peu de temps.

• Vérifier que les participants ont confirmé

Relancer les possibles retardataires jusqu’à avoir leurs réponses.

• Vérifier la disponibilité de la salle et du matériel

Ont-ils bien été réservés ? Il vaut mieux vérifier suffisamment tôt pour prévoir une solution de repli en cas de problème.

• Mettre en place la salle et vérifier que le matériel fonctionne

Si vous devez utiliser un vidéoprojecteur ou un lecteur DVD, assurez-vous de savoir les utiliser le moment venu. Pensez aussi à vérifier l’accès Internet si vous en avez besoin.

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