Au secours, ma réunion a foiré !

Il y a mille et une façons de rater une réunion, que cela soit dû au stress, au manque de préparation, à un auditoire difficile ou tout simplement à votre façon de structurer la présentation. Analysons ce qui peut mettre votre réunion K.O et comment s’en relever. 

Si vous sortez de la salle de réunion avec l’impression que votre discours n’a pas eu l’effet escompté, il est temps d’identifier les éléments qui ont joué en votre défaveur et comprendre pourquoi. Parmi les plus courants on retrouve :

  • Une présentation trop longue : c’est l’éternel poison de toute réunion. Si l’on reste fixé à son Powerpoint et ses fiches, vous ne voyez pas le temps passer, contrairement à vos collaborateurs. Une mauvaise appréciation de la durée de votre présentation provoquera l’ennui, voire l’irritation de vos collaborateurs, qui ne pensaient pas passer plus d’une heure dans la salle de réunion, et passé ce délai, semblent compter les minutes.

 

  • De mauvais intervenants : Si les intervenants dans votre réunion ne sont pas les bons, vous pouvez aussi courir à la catastrophe. On peut commettre l’erreur de choisir les personnes en fonction des affinités que l’on a, en oubliant qu’il faut absolument des personnes qualifiées et concernées par le thème abordé. Cela vaut aussi pour les participants : il est inutile de convoquer tout un service si la moitié d’entre eux n’ont pas besoin d’être là. Cela nuit à la concentration de toute le monde, et montre un manque de professionnalisme.

 

  • Un manque de clarté : Il n’est pas rare de voir à la fin d’une réunion des expressions perplexes dans l’assistance. Cela peut-être dû au manque de clarté de votre présentation, l’absence d’objectif, d’ordre du jour, de prise de décision en fin de réunion, ou de cohérence dans votre présentation. Aborder trop de sujets est une erreur fatale puisque personne n’arrivera à tout retenir, et imbriquer des thèmes qui n’ont rien à voir peut s’avérer plus déstabilisant qu’autre chose pour l’auditoire.

 

  • Un échange brouillon : Laisser ses collaborateurs s’exprimer, c’est bien, mais laisser cette discussion prendre la place de votre présentation, c’est un piège à éviter à tout prix. Cela va nuire à votre structure, à votre timing, et si ça dure trop longtemps, tout le monde sera perdu lorsque vous aborderez le prochain point. L’échange oui, l’anarchie, non.

 

Comment rebondir ?

Voici plusieurs solutions pour éviter de gaspiller une nouvelle heure de réunion : soyez concis, évitez les retards et chronométrez votre présentation et respectez ce timing, veillez à proposer quelque chose de cohérent, clair, avec un ordre des sujets dynamique. Choisissez avec précaution vos intervenants et votre auditoire pour être efficace et garder l’intérêt de vos paires. Enfin, faites en sorte de gérer la communication en réunion, que cela soit en posant des questions aux plus silencieux ou en proposant de regrouper les questions pour une phase d’échange en milieu ou fin de réunion (vos collaborateurs prendront donc des notes et resteront attentifs). N’hésitez pas à demander aussi conseil à vos collègues les plus doués dans le domaine, ça ne coûte rien !

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