Gérer son timing (et gagner du temps) en réunion

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La perte de temps est une des causes principales des réunions ratées. Retards, introduction trop longue, disparité dans les interventions, elle peut venir de plusieurs fronts. Voyons comment utiliser au mieux les précieuses minutes dont vous disposerez.

Pourquoi la gestion du temps en réunion est importante ? Une question qui peut sembler simpliste mais qui doit être posée. Il n’est pas question de faire tout plus rapidement, mais de tenir les participants en haleine, et répondre aux attentes qu’ils ont de ce rendez-vous. Voici plusieurs façons de gérer le temps en réunion :

  • Donner une heure de fin : ce n’est pas un doux rêve de finir à temps, cela peut être une réalité. Cela permettra aux collaborateurs d’avoir une appréciation du temps qu’ils ont à consacrer à votre réunion, et leur évitera de penser que vous n’avez pas cadré votre sujet. Bien entendu, vous aurez à respecter ce temps pour ne pas décevoir les participants.

  • Evaluer l’ « attention-span » : chaque participant à un seuil d’attention qu’il est prêt à porter à vos propos, selon sa fatigue et son humeur. N’hésitez pas à proposer des pauses, ou même utiliser un format plus court (30 minutes) quitte à faire une seconde réunion la semaine qui suit, en divisant votre thème en deux parties, lorsque vous constatez que vos collaborateurs n’ont pas l’énergie pour vous suivre une heure (voire plus). Plus de concentration, c’est plus d’efficacité, et du temps gagné.
  • Désigner un « Timekeeper » : vous avez besoin d’une personne pour gérer la durée des interventions lors de votre réunion. Il veille sur le partage du temps entre les différentes activités, et doit être un partenaire proche auquel vous avez expliqué au préalable le déroulement de la réunion et les éventuels écarts que vous vous permettez pour aborder un sujet connexe, ou laisser place à la participation. Il ne doit pas être une pression externe mais un outil pour maximiser l’efficacité et la concision de chaque intervention.
  • Demander aux participants d’être préparés : la perte de temps peut aussi venir d’un manque ou d’une absence de préparation des participants vis à vis du thème abordé. N’oubliez pas de vérifier en amont que tout le monde est à la page concernant l’ordre du jour , et si certains ne le sont pas, faites en sorte qu’ils lisent les documents nécessaires ou qu’ils aient fait certaines actions pour pleinement comprendre les enjeux de la réunion. Si une partie des participants arrive les mains dans les poches, vous allez perdre de longues minutes à expliquer ce que vous pensiez être su de tous.

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