Les questions auxquelles vous vous exposez pendant un meeting

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Lorsque vous organisez un meeting, vous avez votre plan, votre timing à respecter, tout semble cadré au millimètre. C’est sans compter qu’il faudra faire face aux questions, quelques fois piégeuses, de vos collaborateurs. Voyons à quoi vous attendre, et comment aborder ces obstacles sereinement.

De la question agressive à la question inattendue, il y a bien des façons de vous déstabiliser en plein milieu de votre présentation :

  • La question agressive : plus que sur le contenu, c’est sur le ton de la question que l’interlocuteur compte pour vous déstabiliser. Un exemple courant est « Avez-vous bien préparé votre réunion ? » ou « Êtes-vous sûr qu’on ne perd pas notre temps ici ? ». La solution la plus simple est de reformuler la question et de lui donner du fond : « Si vous n’avez pas compris un point, je peux y revenir, quel est-il ? ». Cela empêchera l’escalade et vous remettra sur de bons rails.
  • La question piège : cette fois, on essaye de tester vos capacités d’adaptation et vos connaissances. Cela peut être « Savez-vous combien d’agents seront disponibles dans la région pour cette opération commerciale ? ». Si vous ne connaissez pas la réponse, n’essayez pas de deviner. Avouer qu’on ne sait pas est mieux que mentir et risquer le ridicule si on se trompe. Restez calme et dites que vous communiquerez cette information dès que possible.
  • La question qui n’en est pas une : il est courant de voir un collaborateur confondre réunion et débat publique. Une phrase comme « Mais vous ne pouvez pas nous parler sans langue de bois ? » est un appât pour lancer un débat sur votre façon de présenter les choses par exemple. N’hésitez pas à recadrer en expliquant que le sujet de la réunion est la seule chose importante, et que les autres points ou remarques devront être abordés ultérieurement.
  • La question de la dilettante : l’histoire se répète indéfiniment, et un de vos collaborateurs occupé sur son smartphone pendant les cinq dernières minutes vous pose une question à laquelle vous avez déjà répondu. Sans être agressif, n’hésitez pas à souligner qu’il pourra retrouver cette information dans le compte-rendu de réunion, ainsi que tout ce que vous allez dire la prochaine fois qu’il n’écoutera pas votre discours ou vos réponses.
  • La question qui met dans l’embarras : lorsqu’un collaborateur vous demande une information importante sur un sujet alors qu’elle doit rester confidentielle, vous pouvez avoir du mal à botter en touche. Utilisez des formules comme « Tout ce que je peux vous dire c’est que … » ou « Je n’ai pas encore d’information précise sur le sujet … » qui vous éviteront un silence gêné et qui permettront de reporter cette réponse à plus tard.
  • La question suggestive : elle consiste à inclure la réponse dans sa propre question. Un exemple type serait « Mais ne doit-on pas attendre que le marché rebondisse avant de lancer ce produit ? ». Il faut prendre cette réflexion avec le sourire et soit expliquer que la réponse est dans la question, soit dans le cas où vous n’êtes pas d’accord, saluer le fait que la personne a exprimé son point de vue, et qu’il sera pris en compte.
  • Les questions intempestives : un de vos collaborateurs ne cesse de vous interrompre pour vous demander des précisions. Qu’elles soient justifiées ou non, ces questions doivent être regroupées dans une seule séquence séparée de la présentation. Annoncez dès le départ qu’il y aura un temps alloué pour les questions, et n’hésitez pas à le rappeler si un de vos collègues tente tout de même sa chance pendant votre discours.

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