Réunions : et si on disait stop ?

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Vous avez organisé trois réunions lors de cette dernière semaine et trois fois, certains de vos collaborateurs se sont endormis, tandis que d’autres surfaient sur leurs smartphones ? Il est sans doute temps de dire stop.

Mal des entreprises, les réunions sont à la fois bien trop nombreuses, bien trop longues et bien trop ennuyeuses pour avoir une quelconque utilité. Si vous avez déjà innové en tentant de les rendre plus attrayantes, et que vous n’avez obtenu aucun résultat, alors mieux vaut sans doute les bannir totalement. Vous doutez ? Voici quelques raisons qui pourraient arriver à vous convaincre.

La plupart des réunions sont parfaitement inutiles !!!

Ce n’est pas nous qui le disons, ce sont les participants : selon une étude menée par le cabinet de recrutement Robert Half, 35% des personnes conviées aux réunions disent n’y trouver aucune utilité. Pour autant, les entreprises ont du mal à s’en passer… Une contradiction qui va si loin qu’un terme a même été inventé pour l’évoquer ! Mais rassurez-vous, il n’est jamais trop tard pour guérir son entreprise de la réunionite.

La réunion est un mal abrutissant

Et ce n’est malheureusement pas une métaphore… Selon une étude de l’université américaine Virginia Tech, le QI des participants aux réunions aurait une fâcheuse tendance à régresser au fil du temps… En effet, nombre d’entre eux, ne se sentant pas concernés par les sujets évoqués, développeraient un sentiment d’infériorité par rapport à leurs pairs, qui les conduirait tout droit à la perte progressive de leurs capacités intellectuelles.

La réunion représente une perte d’argent considérable…

Aucune étude n’a jamais démontré l’intérêt financier d’une réunion pour une entreprise. En revanche, le calcul de l’argent perdu est simple à faire. Multipliez le salaire horaire de chaque participant par le nombre d’heures passées assis sur une chaise à attendre que le blabla prenne fin, ajoutez-y les charges telles que les locaux occupés, le matériel utilisé et même l’électricité consommée… Vous aurez un bref aperçu de l’argent que vous pourriez facilement économiser !

… Pourquoi réunir pour informer ?

Vous pensez devoir réunir votre équipe pour lui transmettre des informations de la plus haute importance ? A quoi bon ? La plupart des réunions ne remplissent pas les objectifs qui devraient être les leurs. Prévues comme un lieu de débat et de décision, elles sont souvent tout le contraire. Si vous avez tendance à réunir autour de vous 10 personnes pour simplement leur annoncer quelque chose, sans rien attendre en retour, oubliez tout de suite et trouvez un autre moyen, car vous endormirez obligatoirement votre auditoire.

Et si vous pensiez plutôt aux NTIC ?

On les vend à toutes les sauces, pourtant, lorsqu’il s’agit de briefer, de débattre avec son équipe, ou de parvenir à des décisions collégiales, on se replie toujours sur la bonne vieille table ronde, le rétroprojecteur et les slides devant lesquels tout le monde fait la sieste ! Pourquoi cette perte d’énergie, de temps, d’argent, lorsqu’un email suffit pour informer, lorsqu’une conférence téléphonique permet de recueillir des avis, lorsque qu’une vidéoconférence offre la possibilité de prendre des décisions à plusieurs ?

Entre les systèmes de chat et les applications comme WebEx ou encore What’sApp, vous pouvez aujourd’hui organiser des conférences entre des dizaines de participants, à distance, à moindre coût et en optimisant le temps de chacun, tout en sachant que tout le monde sera plus concentré. Alors, par pitié, laissez la salle de réunion fermée à clé !

Se montrer radical, pour apprendre à mieux réguler les réunions

Soyons clairs. La réunionite est un mal qu’il faut combattre. Il reste que certaines réunions sont somme toute indispensables… Mais pas facile de savoir les identifier. L’arrêt net et radical des réunions n’a pas forcément vocation à être définitif, mais pourrait, à l’inverse, être un bon moyen de régulation. En supprimant totalement toutes les réunions au sein de votre structure, il y a fort à parier que vous parviendrez vous-même à faire le tri entre celles que l’on doit définitivement oublier, et celles qui sont totalement indispensables.

Une fois le grand ménage réalisé, ne restera plus qu’à accorder toute votre attention à l’organisation de celles qui doivent refaire leur apparition : préparation en amont, invitation des seules personnes réellement concernées par le sujet, chronométrage, animation, participation, prise de décision, sans oublier le suivi, sans quoi tous les efforts entrepris tomberaient complètement à l’eau.

 

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