Faut-il interdire l’usage de smartphones en réunion ?

Alors que nos sociétés deviennent ultra-connectées et mobiles, il devient indispensable pour tout le monde d’avoir un smartphone à portée de main, tout le temps. En effet, comment résister à la facilité d’avoir toutes ses applications et ses données dans sa poche ? On ne peut plus négliger cette tendance, et c’est tout aussi vrai en réunion. Mais tout utile qu’il soit, le smartphone peut être dérangeant. Voyons ce qu’il faut en faire.

Mais qu’est-ce que tout le monde reproche au smartphone ? Selon un article du Parisien, il serait très mal accepté par les managers en réunion. Ceux-ci lui reprocherait de déconcentrer ses utilisateurs. En effet, alors qu’il permet de traiter de très nombreuses tâches en même temps, il réduirait l’attention disponible pour chacune d’entre elles. Les managers ont donc l’impression de ne pas être écoutés par leurs collaborateurs. Les réunions seraient un moment de “temps long”, où on se déconnecte et où on réfléchit, plutôt que d’agir.

Pour autant, les smartphones peuvent être un véritable atout en réunion. Car au fond, qu’est-ce qu’un smartphone, sinon un excellent moyen de transmettre de l’information ? Et de l’information, vous en avez à revendre ! Tableaux, images, slides, plans… Toutes ces données que vous êtes obligés de faire afficher sur un écran, là où vos collaborateurs ne peuvent pas bien les voir. Pourquoi ne pas plutôt utiliser un outil de partage de document, comme celui proposé par la solution Wisembly ? Vous vous épargnerez ainsi le labeur de devoir expliquer des concepts et des faits complexes à l’oral, alors que ceux-ci passeraient beaucoup mieux sur un écran. Même si ça ne vous empêche pas d’accompagner vos visuels d’une présentation éclairante, qui mettra toutes ces données en contexte, pour mieux les appréhender.

Et vos collaborateurs ne feront pas que consulter des données, ils peuvent en créer. Plutôt que de poser des questions à la cantonade, et attendre que tout le monde réponde, vous pouvez utiliser une application de quizz. Les collaborateurs répondront en même temps, vous connaîtrez immédiatement leur opinion. Fini les votes à main levée qui ralentissent la discussion. Vous pouvez aussi recueillir des idées en off, pendant que vous parlez, tirez parti de cette capacité multitâche dont on parlait. Vous pourrez rebondir sur les idées évoquées, que vous verrez s’afficher à votre écran. Votre réunion en sera plus vivante, plus interactive !

Alors, doit-on autoriser les smartphones en réunion ? Oui, mais de manière active. Évidemment, personne ne veut de gens qui lisent leurs mails et répondent aux SMS pendant les réunions. Mais pour recueillir des informations, pour discuter en parallèle de votre présentation, en somme, pour enrichir vos réunions, c’est un outil précieux. Essayez-le, entraînez vos collaborateurs à s’en servir, pour utiliser ces fonctions à leur plus grand potentiel. Et vous verrez, bientôt, vous ne pourrez plus vous en passer.

Source de l’image à la Une : nophonezone.blogspot.fr

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