Ma réunion a-t-elle été efficace ? La check-list !

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Hop, ça y est, la réunion est terminée. Elle a été animée : vous y avez d’ailleurs un peu laissé votre voix. Soudain, un doute se présente à votre esprit. Et si votre réunion n’avait pas été vraiment efficace ? Et si les participants vous avaient trompé ? Et s’il fallait tout recommencer la semaine prochaine ? En douze points, voici comment être enfin sûr de vous !

 

1/ Vous n’avez invité que les personnes indispensables

C’est un préalable indispensable que nous n’avons pas peur de répéter chez MeetingsMag : vous ne devez inviter à votre réunion que les personnes indispensables. C’est la garantie d’une perte de temps minime et d’échanges de qualité. Si tout le monde a bien participé, si personne n’a eu l’air de s’ennuyer, alors vous pouvez être rassuré !

2/ Toutes les personnes invitées étaient présentes

Si vous n’avez invité que les personnes indispensables, cela signifie qu’en cas d’absent, c’est toute votre réunion qui s’écroule. Si vous avez eu la chance de voir toutes les personnes conviées dans la salle Robespierre, de fait, votre réunion a au moins bien débuté.

3/ Vous avez respecté les horaires

Quand on commence à l’heure, on montre du respect pour ses collègues. Quand on termine à l’heure, on a respecté le Saint Ordre Du Jour. CQFD.

4/ Tout le monde a participé

Voir les participants à votre réunion prendre la parole constitue l’un des principaux éléments qui peuvent vous prouver que tout s’est bien passé. Cela montre une certaine adhésion à votre discours, ainsi qu’une indéniable implication dans vos objectifs.

5/ Vous avez distribué des documents

Dans une réunion, tout le monde ne peut pas être à 100 % tout le temps. Surtout si vous organisez votre rendez-vous d’équipe juste après l’heure du déjeuner ! Pour être sûr que tout le monde a bien retenu l’essentiel, il vous faudra avoir distribué des documents de synthèse. Si vous ne l’avez pas fait, précipitez-vous sur votre boite mail pour le faire très vite !

6/ Il n’y a pas eu de bavardage

Dans une réunion rêvée, les gens écoutent ceux qui ont pris la parole, ne commentent pas leurs choix vestimentaires et ne parlent pas de leurs week-ends à venir. Bien sûr, il est impossible d’obtenir un silence de cathédrale pendant toute une réunion. Néanmoins, si vous avez l’impression que les bavardages se sont limités à quelques commentaires sur votre Powerpoint, vous avez fait la moitié du chemin.

7/ Vous n’avez pas eu besoin de vous répéter

Vous n’avez pas pensé “Mais… je viens d’en parler de ça, nom di diou !” en écoutant la question de l’un de vos collaborateurs ? Bravo. C’est la preuve que vous avez su capter l’attention de tout le monde.

8/ Vous n’avez pas performé au meeting-bingo des réunions

Le meeting-bingo des réunions que nous avons concocté répertorie sur une grille de bingo les mots les plus bullshit des réunions, comme “faire le buzz”, “impactant” et “brain-storming”. Il s’agit d’une façon amusante de vérifier que vous n’avez pas brassé de l’air pour rien. Prenez donc une grille et vérifiez le niveau de bullshit de votre réunion !

9/ Vous n’avez pas besoin de vous revoir

Si vous sortez de réunion en pensant qu’il vous faudra recontacter Pierre pour éclaircir un point du plan de communication, il y a eu un problème. Si ce n’est pas le cas… “Yeah !”

10/ Vous sortez de réunion le sourire aux lèvres

C’est une évidence, vous avez de l’expérience. D’instinct, comment qualifierez-vous cette réunion ? Votre réponse vous donnera une belle indication de l’efficacité des trois dernières heures.

11/ La rédaction du compte rendu est facile

Le déroulé de la réunion vous paraît limpide ? Vous avez en tête toutes les étapes qui ont précédé votre “allez, fin de la réunion, tout le monde à son poste moussaillons !” que vous avez (un peu honteusement) lâché avant de libérer vos troupes ? Alors, en rédiger un compte rendu sera aisé. Un autre indice du succès des opérations.

12/ Une décision a été prise

“Et à la fin de la réunion, il a été décidé de ne rien décider.” Cette phrase doit constituer votre pire cauchemar. Si votre réunion a été efficace, vous devez en être bien loin. On ne réunit pas les plus brillants de ses collaborateurs pour ne pas avancer. Une réunion = (au moins) une décision !

Source de l’image à la Une : Flickr (Gerardo Hernández Arias)

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