Réunions d’équipe : comment savoir si la fréquence n’est pas bonne ?

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En savoir plus sur l’avancement d’un projet, prévoir la suite des opérations, présenter un nouveau produit, renforcer l’esprit d’équipe, faire un point sur le marché… Il existe de multiples (bonnes) raisons d’organiser une réunion. Reste à trouver la bonne fréquence : si elles sont trop nombreuses, personne ne sera efficace ; si elles sont trop rares, les échanges tourneront court ou au contraire partiront dans toutes les directions.

 

Trop comme pas assez, ça se voit

Trop ou pas assez de réunions ? Voilà une question qui taraude de nombreux managers ! Heureusement, il existe des signes qui permettent de se rendre compte, d’une part, que l’on organise trop peu de réunions :

– certains participants sont absents, parce qu’ils ont — presque — oublié que des réunions étaient organisées de temps en temps ;

– il y a trop de choses à dire et pas assez de temps, et tout le monde prend la parole sans se respecter ;

– la réunion vire au règlement de compte, parce qu’il n’y a pas d’esprit d’équipe ;

– les objectifs à court terme se mêlent aux visées à long terme…

 

D’autre part, quelques signes prouvent qu’au contraire, il y a trop de réunions organisées :

– le principal, c’est que les participants n’ont pas grand-chose à se dire ;

– il y a des absents, qui ne sont plus motivés à l’idée de se poser quelques dizaines de minutes avec leurs collaborateurs ;

– personne n’est, faute de temps, suffisamment préparé et, du coup, peu d’éléments nouveaux sont apportés.

 

Comment trouver la bonne fréquence ?

En lisant les lignes précédentes, vous reconnaissez certaines de vos réunions ? Il peut y avoir un souci dans la fréquence de vos rencontres avec vos équipes. Il est sans doute temps de procéder à un changement organisationnel.

Comment faire ? Commencez par… poser la question à vos collaborateurs. Après tout, ils sont les mieux placés pour savoir à quel rythme avance leur travail.

Les cadences identifiées sont différentes selon les services et/ou les personnalités de vos collaborateurs ? Vous pouvez peut-être en profiter pour instaurer des réunions d’équipe sur des fréquences décalées :

quotidienne pour ceux qui ont besoin de revenir sur les tâches réalisées la journée précédente et de présenter celles qu’ils feront les heures qui arrivent ;

hebdomadaire pour ceux dont le travail nécessite un moment d’échange en profondeur sur plusieurs sujets. Elle vous permettra de les guider à la fois sur la forme (les actions en cours) et sur le fond (la direction que l’on donne — ou que l’on veut donner — à un service ou à une entreprise) ;

mensuelle pour ceux qui sont concernés par une réflexion sur les orientations prises par la société et sur les résultats obtenus dans la durée par les employés. C’est le moment idéal pour parler un peu de l’avenir à moyen et long terme !
Si vous optez pour un rythme différencié, n’oubliez pas de prévoir malgré tout des moments où toute l’équipe sera réunie, histoire de remotiver les troupes !

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