5 conseils pour faire de vos collaborateurs les acteurs de l’efficacité des réunions

reunions-collaborateurs-acteurs-efficacite-wisembly

Vous voulez améliorer l’efficacité de vos réunions ? Vous pouvez utiliser des outils pour vous aider, comme celui proposé par Wisembly. Néanmoins, vous devez pouvoir compter sur vos collaborateurs. Ils peuvent devenir les meilleurs acteurs de la pertinence de vos réunions. Voici 5 conseils pour réussir à les faire participer de façon productive.

 

1/ Impliquez-les dans la construction de l’ordre du jour

L’ordre du jour constitue un véritable guide durant une réunion. Il vous sera difficile d’exiger une totale implication de vos collaborateurs s’ils n’ont pas un minimum participé à sa construction. Demandez-leur en amont de vous envoyer un mail avec les sujets qu’ils aimeraient voir aborder — à vous ou à la personne qui est en charge de la rédaction de l’ordre du jour. Bien sûr, toutes les thématiques ne pourront être traitées. Mais vous pourrez identifier des questions qui comptent aux yeux de vos collaborateurs, auxquelles ils seront ravis de voir que vous apportez une réponse.

 

2/ Offrez leur la possibilité de s’exprimer…

En réunion, certains collaborateurs peuvent avoir l’impression de ne pas être concernés par les échanges, ou que leurs avis ne comptent pas ou peu. Montrez-leur que leurs retours sont importants, en profitant par exemple des fonctionnalités de Wisembly de vote et de messagerie en temps réel. Vous aurez ainsi toute l’attention de votre auditoire !

 

3/… et de présenter leurs projets

Trop souvent, en réunion, une personne parle pour trois et synthétise une avancée commune. Résultat, les deux autres concernés écoutent à peine. Changez cette pratique et demandez à chacun des collaborateurs impliqués sur un projet de prendre la parole. Cela rythmera les interventions et aidera l’assistance à rester concentrée. Vos collaborateurs apprécieront également de pouvoir montrer leur implication dans l’avancée des projets en cours !

 

4/ Demandez-leur un feedback…

En fin de réunion, il est important de demander leur avis à vos collaborateurs. Envoyez-leur ou remettez-leur en mains propres un questionnaire. Le contenu de la réunion va-t-il les aider à avancer dans leur travail ? Quels thèmes sont les plus utiles ? Auraient-ils souhaité passer plus de temps sur un sujet ? La durée de la réunion leur paraît-elle correcte ? Et la fréquence ? Vous pourrez ainsi établir des chiffres des statistiques, et vous en servir à votre avantage.

 

5/… et modifiez en conséquence la réunion suivante

Il n’y pas de collaborateur plus efficace et impliqué que le collaborateur qui constate que ses retours sont écoutés. Utilisez les réponses reçues pour améliorer la réunion suivante. Changez l’ordre des sujets, donnez la parole à ceux qui regrettent de ne pas avoir pu parler, passez plus vite sur certaines parties du programme. Bref, adaptez-vous pour favoriser leur collaboration active !

 

Une réunion ne peut être efficace que si tous vos collaborateurs en sont acteurs. C’est à vous de favoriser leur envie de s’impliquer ! Vous connaissez d’autres techniques que celles que nous venons d’évoquer ? Partagez-les dans les commentaires !

Commentaires

Laisser un commentaire