Non à la lecture des mails en réunion !
Selon une étude menée par l’agence d’intérim OfficeTeam, plus de 7 salariés sur 10 ne se priveraient pas de consulter leurs mails en réunion et d’y répondre. Comment leur en vouloir ? Avec la démocratisation des smartphones et de l’internet mobile, ce simple geste est devenu un réflexe : le téléphone vibre, on regarde, on répond. Pourtant, cette habitude nuit bien souvent au déroulement de la réunion.
La porte ouverte à l’inattention
Vous avez emmené en réunion votre smartphone ou votre laptop, et pensez que « jeter un petit œil » à vos mails « en coup de vent » n’est en rien perturbateur ? Désolé, il va falloir changer d’avis.
C’est même tout l’inverse : bien souvent, en consultant vos messages, vous vous retrouvez happé par leurs contenus. Vous lisez en profondeur. Consultez une note à ce sujet. Vérifiez l’information sur le net. Résultat ? Vous n’écoutez plus vraiment la personne qui a la parole. Vous ne notez rien. Vous prenez du retard… et en faites prendre à toute l’assistance.
Bien sûr, votre cas n’est pas isolé. Vous voyez d’ailleurs de nombreux collaborateurs en faire de même — et bizarrement, cela vous énerve quand eux répondent à un mail. C’est normal : notre cerveau n’aime pas être « exclu » d’un échange. Du coup, comme vous, 4 cadres sur 10 estiment qu’il s’agit d’une attitude inacceptable, sauf en cas d’urgence — mais pour une urgence, qui envoie un mail ?
Des règles à respecter
Imaginez le temps que vous pourriez gagner si, en réunion, tous vos collaborateurs étaient concentrés sur l’ordre du jour et non sur leurs messageries ! Vos échanges seraient de meilleure qualité. Il y aurait moins de retard. Personne ne poserait de question à laquelle une réponse a été donnée cinq minutes plus tôt. Vous ne vous demanderiez jamais « mince, on en est où là déjà ? ». La réunion durerait au final moins de temps, tout en gagnant en efficacité.
Alléchant, n’est-ce pas ? Ce monde de rêve peut exister. Quelques règles pour cela, qui doivent être respectées par tout le monde :
– hors éventuelles urgences, les mails peuvent attendre une heure ou deux. Très rares sont les mails qui doivent être traités en moins de quelques heures. Gardez en tête que c’est un système asynchrone, pas une messagerie instantanée ;
– si la réunion s’éternise (plus de deux heures), une « pause mail » sera accordée ;
– pour ne pas être tenté, les clients mails (Thunderbird, Outlook…) doivent être fermés ;
– les smartphones doivent être mis en silencieux — et non en vibreur ;
– ceux qui craignent de voir leurs correspondants s’impatienter devant leurs ordinateur en attendant une réponse doivent mettre en place une réponse automatique, indiquant à quelle heure ils seront disponibles ;
– en réunion, l’honnêteté doit être de mise pour ceux qui veulent répondre à un mail, et la politesse aussi : demander l’autorisation à ses collègues ne fera de mal à personne.
N’oubliez pas qu’à chaque message répondu pendant une réunion, c’est un peu d’efficacité qui s’envole en même temps que le message. Discutez-en avec vos collaborateurs, il y a de grandes chances pour qu’ils soient d’accord pour « réguler » un peu l’utilisation des mails en réunion !
Crédit photo : Pixabay / StartupStockPhotos
Commentaires