Et si la transition numérique commençait par des réunions sans papier ?

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La dématérialisation est une étape importante que toute entreprise se doit de franchir ; la directive européenne de mai 2014 impose d’ailleurs une facturation électronique pour les marchés publics d’ici 2018. Limiter son impact sur l’environnement, gérer l’abondance des informations, classer, sécuriser et partager les informations pour plus de productivité, nombreuses sont les raisons qui poussent les entreprises à réaliser la transition numérique. Et si vous commenciez par des réunions sans papier ?

Il y a quelques années, pas si lointaines d’ailleurs, une réunion rassemblait des personnes autour d’une table. Elles arrivaient (à l’heure ou pas), cahier, bloc-notes ou feuilles volantes sous le bras selon les affinités. L’organisateur distribuait un ordre du jour et les discussions commençaient, chacun griffonnant dans son coin idées, remarques et suggestions pas toujours énoncées et ces supports étaient très souvent consciencieusement rangés avant de finir à la poubelle quelques semaines plus tard. Le compte-rendu de réunion subissait d’ailleurs le même sort, à quelques mois d’intervalle.

Aujourd’hui, changement de décor. À l’heure de la transition numérique, le papier n’a plus sa place en réunion.

En choisissant de supprimer le papier, vous :

  • limitez votre consommation et votre impact sur l’environnement ;
  • gagnez du temps lorsque vous classez vos documents, recherchez et partagez des informations ;
  • gagnez de la place sur vos armoires, étagères, tiroirs et autres salles d’archives puisque tout est stocké en ligne sur des espaces sécurisés qui vous éviteront bien des déconvenues en cas d’incendie ou de vol ;
  • économisez les dépenses engendrées par l’impression, les envois postaux, les déplacements… ;
  • améliorez la productivité de vos équipes grâce à un système optimisé pour traiter, consulter, diffuser, classer et surtout retrouver les informations.

Cette transition est possible grâce à une application très performante : Solid. Si certains de vos collaborateurs restent fidèles à leur cahier et stylo, une réunion sans papier et avec Solid les fera assurément changer d’avis.

Cette réunion sans papier réunit les mêmes personnes autour d’une table à la différence que :

  • ces personnes ont été informées à l’avance de l’ordre du jour, elles ont pu participer à son élaboration, ont eu accès aux documents et informations préparatoires et sont prêtes à s’exprimer ;
  • pendant la réunion, elles sont munies d’ordinateurs, de tablettes ou de téléphones qui leur permettent de prendre des notes et de consulter des documents mentionnés ;
  • après la réunion, elles accèdent au compte-rendu, participent à son élaboration et le conservent pour préparer la prochaine rencontre.

Ainsi Solid, mis au point par l’équipe de Wisembly est sur le point de révolutionner les vieilles habitudes. En quelques clics, grâce à cet outil, vous pourrez synchroniser votre agenda pour préparer, animer puis analyser toutes vos réunions. Solid accède automatiquement aux informations de votre agenda (date, heure, participants, lieux…) et vous permet de bien préparer votre rencontre.

Au cours de la réunion, Solid vous indique le temps restant ainsi que les points de l’ordre du jour qui n’ont pas été traités ou seulement partiellement.

Après la réunion, chaque participant reçoit un compte-rendu détaillé ainsi qu’un plan d’action personnalisé. Une enquête est également envoyée à toute l’équipe pour mesurer son sentiment sur l’efficacité de la rencontre.

De quoi convaincre tous vos collaborateurs de faire une croix sur le papier !

En savoir plus.

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