Astuce : petite formule pour identifier une réunion ratée d’avance
Une réunion s’ajoute à votre agenda déjà bien surchargé ? Vous craignez qu’elle ne soit ratée d’avance ? Vous voulez savoir si ça vaut vraiment le coup d’y aller ? Pas d’inquiétude ! Nous vous expliquons comment calculer grâce à un système de points, le potentiel de cette réunion. Vous pourrez ainsi décider si vous devez vous déplacer, ou proposer des pistes d’amélioration pour éviter à tout le monde de perdre du temps.
1/ Le nombre de collaborateurs invités
C’est le premier signe d’une réunion ratée : beaucoup (trop) de collaborateurs ont été invités. Si la moitié de l’entreprise est présente, les compétences vont être noyées dans la masse. Les échanges hors sujet vont se multiplier. Les pertes de temps vont s’accumuler.
Faites confiance à votre ressenti. Si vous pensez que les personnes invitées sont toutes concernées par le sujet de la réunion, ne notez aucun point. Pour une à deux personnes dont vous vous demandez pourquoi elles sont là, ça fait deux points. Pour trois à cinq, trois points. Plus de cinq, cinq points.
2/ La durée prévue
Une bonne réunion est une réunion efficace, dont l’ordre du jour a été bien étudié (nous y reviendrons). Il n’est pas possible de refaire le monde : les discussions doivent aboutir à un consensus ou à une décision. C’est pourquoi la réunion doit être courte.
Pour une réunion prévue pour moins d’une heure trente, ne notez pas de point — vous pouvez même enlever un point en bonus pour une réunion de moins d’une heure : elles peuvent être très efficaces ! Entre une heure trente et deux heures, ajoutez un point. Entre deux heures et trois heures, deux points. Entre trois heures et quatre heures, quatre points. Plus (toute une journée, fuyez !), ça fait cinq points.
3/ L’heure de la journée
Tout le monde n’est certes pas efficace au même moment de la journée. Il y a ceux qui sont « du matin », ceux qui ne supportent pas le petit creux de 10 heures, ceux qui préfèrent rester tard au bureau… Concernant les réunions, quelques écueils sont à éviter. Ainsi :
- notez deux points pour une réunion pile à l’heure où tout le monde arrive le matin ou l’après-midi ; vos collaborateurs doivent avoir le temps d’enlever leurs manteaux et de boire un café !
- notez deux points pour une heure qui implique de scinder la réunion en deux, le temps d’aller déjeuner ;
- notez deux points pour une réunion qui empiète sur le temps familial (après 18 heures 30 en général).
4/ L’ordre du jour
L’ordre du jour doit être clair et précis. Il doit identifier clairement les enjeux de la réunion. Il doit aussi vous concerner directement… et vous donner envie de participer.
Vous avez reçu l’ordre du jour suffisamment en amont ? Ne notez aucun point. Vous n’avez pas d’ordre du jour ? Notez trois points. L’ordre du jour ne semble pas vous concerner a priori ? 5 points… et parlez-en à l’organisateur : pourquoi vous a-t-il invité ?
Il est maintenant l’heure de faire un petit calcul ! Additionnez tous les points obtenus.
Si vous avez moins de 5 points, rien à craindre, vous pouvez répondre présent.
Entre 5 et 10 points, allez-y en prévoyant une excuse pour partir s’il s’avère que la réunion n’est pas productive ou ne vous concerne pas.
Entre 10 et 15 points, demandez à l’organisateur si votre présence est impérative.
Plus de 15 points, répondez que vous ne pouvez pas venir à cause d’un rendez-vous TRÈS important ! Dans tous les cas, demandez un compte-rendu : certaines réunions peuvent être utiles même si votre présence n’aurait rien apporté de plus !
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