Un ordre du jour bien préparé : la première clé d’une réunion efficace !
Se réunir c’est bien. Se réunir pour progresser, c’est mieux ! Pour optimisez vos temps de rencontre, rien de mieux que de préparer votre ordre du jour avec la plus grande attention. Voici quelques astuces pour gagner du temps et de l’énergie.
Souvent vécu comme des fardeaux chronophages, les réunions sont pourtant absolument indispensables pour communiquer, souder les troupes, organiser les actions à mener et évaluer les performances. Incontournable outil de management et de communication, elles traînent cependant une mauvaise réputation. Ordres du jour inexistants ou non respectés, manque de préparation, temps de parole déséquilibrés, rencontres qui s’éternisent… les raisons qui expliquent cette mauvaise presse ne manquent pas !
Clarté et précision
- Commencez par définir clairement le thème : de quoi allons-nous parler précisément ? N’hésitez pas à formuler les thèmes abordés.
- Fixez vous des objectifs réalistes que vous devez atteindre à l’issue de la réunion : vous souhaitez trouver des solutions, faire émerger des problématiques, obtenir des résultats…Encore une fois, soyez le plus précis possible et écrivez vos objectifs.
- Construisez votre plan, rédigez-le dans son ensemble. Une fois les thèmes, objectifs et le plan définis, vous pouvez rédiger votre OJD qui reprendra ces points avec précision et sera accompagné de la liste des participants. Précisez le rôle de chacun, la raison de sa présence (que va-t-il apporter à la réunion) ainsi que les aspects pratiques (date, lieu, heure…).
Soyez prévoyant
Il est vivement recommandé de fournir les éléments de préparation aux participants de la réunion : OJD bien sûr mais aussi synthèses, analyses et autres conclusions des précédentes réunions. Pour ce faire, utilisez les outils technologiques de partage. Sondez les participants et invitez-les à prendre part à la préparation ; partagez l’ordre du jour, soyez attentifs aux commentaires et suggestions de chacun.
Imposez des règles
Une réunion bien menée est une réunion tenue de bout en bout par son organisateur.
- Respectez les horaires : annoncez un horaire de début de réunion et tenez vous à celui-ci. Insistez sur ce point auprès de vos collaborateurs. Une vision claire de votre ODJ vous permettra d’éviter les digressions : ce qui n’est pas prévu au programme n’est pas abordé pendant la réunion.
- Affichez thème, objectif, plan et durée de la réunion afin que chacun puisse se repérer ; un ODJ structuré permettra aux participants de savoir qui intervient, quand et à quel sujet. Vous gagnerez ainsi en efficacité.
- L’ODJ doit comporter une introduction succincte qui précisera méthodes et organisation de la rencontre. Rappelez aux participants qu’ils doivent respecter l’ODJ.
- Recentrez les discussions si vous sentez venir la dérive : en tant que gardien du temps, à vous d’inciter vos collaborateurs à s’écouter et surtout à rester concentrés sur les points fixés dans votre ODJ.
- Une bonne réunion s’achève à l’heure ; sachez conclure. Résumez les points clés, qui doivent correspondre aux points prévus dans l’ODJ, et précisez la suite à donner : qui fait quoi, quand et comment seront évaluées ces actions ? Vous tenez ici les bases de votre prochain OJD !
Pour améliorer la performance de vos réunions, pas de recette miracle, un seul leitmotiv : un OJD bien préparé. Quel que soit son thème une réunion ne sera efficace que si elle est bien préparée, par son organisateur comme par ses participants.
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