Donnez un nouveau souffle à vos réunions récurrentes !
Et si on repensait totalement la façon de faire des réunions en tentant de favoriser la créativité et le dynamisme dans le groupe ? Les startups passent entre 1 à 10h par mois en réunion, là où les entreprises y consacrent environ 30 heures*. Quel est leur secret ? Elles appliquent tout simplement leur mode de pensée disruptif à la réunion. Et elles ne sont pas les seules à bousculer les règles en la matière.
L’importance du lieu
La première chose qui va nettement influencer sur l’efficacité d’une réunion est son environnement. Les salles de réunion des grandes entreprises sont parfois ternes et toutes semblables (quand elles ne sont pas en sous-sol sans fenêtre et mal éclairées). Deux choses sont à retenir ici : tout d’abord le lieu doit être propice à la créativité. Osez les couleurs et les dispositions différentes ! Pourquoi ne pas s’asseoir dans des canapés au lieu des habituels bureaux en U ? Pourquoi ne pas passer à la réunion debout (ou stand-up meeting) qui se fait sur un format court (15 minutes maximum) ? Ou, pour aller plus loin dans la position debout, vous pouvez suivre l’exemple de la startup américaine Travel Massive qui propose de faire certaines de ses réunions en marchant dans un parc. Les participants se divisent en petits groupes et partent marcher 1 heure dans un parc en échangeant. La marche activant la créativité, ces réunions préparent à travailler plus efficacement et être plus productifs de retour au travail.
L’autre élément à retenir, c’est que le changement d’environnement est toujours bénéfique à la créativité et l’efficacité d’une réunion s’en ressent. Les entreprises se mettent donc maintenant à la recherche de lieux différents et même parfois insolites pour développer l’inventivité de leurs collaborateurs. Car, comme le souligne Daphné Tsaoussis, Global PR & Communication Manager chez FoodPanda, “Il est primordial de changer d’environnement pour discuter de nouvelles idées”. Les américains sont des grands fans de ce type de réunions, Steve Jobs le fondateur d’Apple amenait ainsi en promenade ses collaborateurs pour une discussion sérieuse. Mark Zuckerberg, le président et fondateur de Facebook, est connu pour partir en promenade avec les gens qu’il envisage d’employer.
Inverser les rôles et lisser les hiérarchies
Il apparaît également qu’il est parfois difficile pour un collaborateur d’une entreprise de s’exprimer, du fait d’une hiérarchie trop pesante et d’un manque d’écoute. En effet chaque collaborateur peut avoir l’impression que le poids de ses idées sera proportionnel à celui qu’il a dans la hiérarchie de l’entreprise. Or il n’y a rien de plus ennuyeux qu’une réunion ou personne ne participe. Certaines pratiques vont aider à restaurer la confiance envers le management. Comme par exemple chez Mars Chocolat, où le PDG Thierry Gaillard propose toutes les 6 semaines une réunion intitulée « ça se discute » et durant laquelle il répond à TOUTES les questions des collaborateurs. En réunion, le fait d’inverser les rôles peut avoir un aspect libérateur qui facilitera l’échange. Et si vous êtes à court d’idées, proposez aux participants de se diviser en deux groupes, l’un argumentant en faveur d’une idée et l’autre contre. Lorsque vous échangerez ensuite les rôles, vous obtiendrez de nouveaux arguments qui apporteront de nouvelles idées.
Ces idées à tester lors de vos prochaines réunions vont vous permettre de les dynamiser en leur donnant un nouveau souffle. Vous ne devriez donc plus voir arriver les participants en traînant les pieds !
*Selon un sondage de Spacebase (2015).
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