Efficacité en réunion : connaissez-vous le World Café ?
Le World Café est une méthodologie de discussion qui a pour but de faire émerger des idées intéressantes avec le concours de petits groupes de personnes. Il fonctionne sur le principe de la pollinisation, où chaque groupe va s’enrichir des réflexions des autres.
World Café : comment ça marche ?
L’ambiance doit être détendue et propice aux échanges, un peu comme celle que l’on retrouve autour de la machine à café. De petits groupes sont formés avec un facilitateur pour animer les débats et un hôte pour noter les bonnes idées. A intervalle régulier (toutes les 20 à 30 minutes environ), les participants sont amenés à changer de groupe. L’hôte est alors chargé de résumer rapidement la conversation précédente aux nouveaux arrivés. Ceux-ci apporteront les idées apparues au sein de leur groupe afin d’apporter leur pierre à la réflexion en cours. A la fin de ce processus, les meilleures idées seront exposées en séance plénière puis discutées afin de préparer leur mise en pratique si elles sont retenues.
Zoom sur les clés du succès
Pour que cette méthode fonctionne il faut plusieurs éléments :
- un facilitateur bien préparé (qui sache maintenir un débat dans son sujet et sans débordement en permettant à chacun de s’exprimer) ;
- un hôte possédant un bon esprit d’analyse et de synthèse afin d’identifier les idées prometteuses et d’être capable de résumer succinctement les idées de la session précédente ;
- des règles de fonctionnement faites d’écoute, de compréhension, de partage avec des limites bien définies ;
- un objectif clair afin que tout le monde sache quel est le but de ce World Café ;
- une question ou un problème à résoudre qui soit stimulant et bien formulé ;
- des participants enthousiastes, de différents domaines (il est toujours intéressant d’écouter une personne « candide », qui ne maîtrise pas le sujet comme les experts et aura une approche différente qui pourra apporter un nouvel éclairage) ;
- un espace convivial avec des tables rondes et une atmosphère accueillante ;
- des outils collaboratifs tels que la solution Wisembly pour la prise de notes, comme l’a fait Coca-Cola Entreprise par exemple (voir détail ci-dessous) ;
- une bonne compréhension des rôles de chacun.
Le nombre de participants conseillé par groupe est de 4 ou 5 afin d’optimiser la qualité des interactions. Les sessions ne doivent pas durer plus de 30 minutes pour ne pas s’essouffler. 3 sessions sont recommandées pour permettre la pollinisation des idées.
Le cas pratique de Coca-Cola Entreprise
Afin de sensibiliser les commerciaux au portefeuille de produits, aux ingrédients utilisés et aux engagements de la marque, Coca-Cola Entreprise a réalisé 5 Roadshows dans ses usines françaises. La société a utilisé la solution Wisembly afin de rendre ses réunions plus ludiques et interactives.
Coca-Cola Entreprise a notamment utilisé le système de quiz avec les résultats qui s’affichent en direct sur l’écran pour challenger les participants, la fonctionnalité nuage de mots pour indiquer à l’animateur les connaissances de l’audience et ainsi s’y adapter plus facilement, l’hébergement des documents diffusés lors de la session et le questionnaire de satisfaction à l’issu de la session. 500 commerciaux ont ainsi participé en appréciant le côté ludique de la formation.
Et vous, le World Café, ça vous parle ? Que pensez-vous de cette pratique ? Partagez-nous votre ressenti en commentaires !
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