Ne laissez plus votre flux d’emails tuer votre productivité

204 millions d’emails sont envoyés chaque minute à travers le monde ! Sur la centaine d’emails qu’un professionnel reçoit chaque jour, seuls 52 % sont considérés comme importants alors que 37 % sont du spam*. Dans ces conditions, la gestion de son flux d’emails est primordiale pour être productif au quotidien. Comment faire pour s’en sortir ?

Les astuces pour gérer ses emails

Maîtrisez le nombre d’emails que vous recevez : il est possible d’éviter les relances inutiles en envoyant simplement un accusé de réception ou une réponse d’attente avec une date précise à laquelle vous allez revenir vers vos interlocuteurs.
Préférez l’appel téléphonique pour gérer les problèmes plus complexes, qui nécessitent un dialogue, afin d’éviter les trop nombreux allers-retours pouvant vite surcharger votre boite mail.
Ne traitez vos mails que 2 à 3 fois par jour (et coupez vos notifications), vous éviterez ainsi d’être interrompu sans arrêt dans vos tâches. En groupant la lecture des emails, vous restez concentré sur le reste suffisamment longtemps pour pouvoir avancer. Si vous avez vraiment peur de passer à côté de quelque chose d’important, vous pouvez indiquer en signature de mail que vous êtes joignable par téléphone en cas d’urgence.
Traitez de suite les mails que vous pouvez traiter en moins de 2 minutes afin d’éviter de procrastiner. Pour ce qui demande plus de temps, placez-les dans un dossier « à traiter » et revenez-y plus tard.
Videz votre boîte mail tous les vendredis afin de partir en week-end sereinement et repartir de zéro pour attaquer la semaine suivante.

Les applications de mails à la rescousse

Certaines applications de mail (comme Mail Box, Cloud Magic ou Inbox) proposent de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à traiter vos mails rapidement, avec pour objectif de laisser une boite mail vide chaque soir. Que ce soit en transformant vos mails en to-do list ou en tâches planifiées dans votre agenda, ou encore en y ajoutant des rappels à un moment précis de la journée / semaine, vous viderez vos mails beaucoup plus rapidement.

Et les applications de messagerie instantanée ?

Les applications de messageries (comme Slack) sont un très bon outil de travail collaboratif. Vous pouvez les privilégier pour avancer sur vos projets sans envoyer de multiples emails.

Comment les patrons de grandes entreprises gèrent leurs emails ?

Terminons par quelques exemples concrets de grands patrons** :

Katia Beauchamp, PDG de Birchbox, demande une date limite de réponse. Ceci lui permet de prioriser l’importance de ses mails et d’être mieux organisée.
Bill Gates, le PDG de Microsoft, reçoit très peu d’emails et les traite tous dans la journée. Il conseille de toujours s’assurer de revenir le soir sur une tâche qui a été reportée.
Ryan Holmes, PDG de Hootsuite, possède une méthode très radicale : il supprime ses emails. Lorsque sa boite déborde vraiment trop il “déclare la faillite de l’email” en jetant tous ses mails sans les ouvrir. Il recommande toutefois de ne pas utiliser cette méthode plus d’une fois tous les 2 ou 3 ans !

Grâce à ces astuces, vous ne serez plus esclaves de votre boîte mail et pourrez travailler plus sereinement.

*source : enquête Evercontact 2013

**source : le journal du net

Dans la même catégorie