Baromètres Wisembly sur la productivité en réunions – Perspectives France et UK

Il n’est pas rare d’entendre “Cette réunion est inutile” ou “A quoi bon organiser des réunions”. Pourtant, la salle de réunion reste le lieu privilégié de la prise de décisions. On y débat des questions importantes pour l’entreprise et c’est souvent là que se dessine l’avenir d’un projet. Mais qu’advient-il si ces réunions se révèlent pour la plupart improductives ?

Chez Wisembly, la réunion – productive – nous tient à coeur ; c’est pourquoi nous réalisons chaque année un sondage* en France et au Royaume-Uni sur les habitudes de travail en réunions et la cause de leur manque de productivité.


Retour sur les grands enseignements de ces 2 études, les similitudes et différences entre les deux pays.

Un paradoxe : une multiplication du nombre de réunions inefficaces

Premier constat : les britanniques usent et abusent des réunions. Et bien plus qu’en France.

Ils en font en moyenne 5,6 par semaine, contre seulement 3 pour les français.

Ces réunions ont, en général, une durée dépassant les 1h, que ce soit au Royaume-Uni avec une durée moyenne de 1h04, ou en France où celles-ci durent en moyenne 1h20. Ce syndrome de réunionite se révèle aigu lorsque ces nombreuses et longues réunions s’avèrent improductives – et cela, pour plus d’un tiers d’entre elles (UK: 36% / FR: 42%).

La question de la productivité est un sujet d’actualité et central dans les stratégies d’entreprises, en France comme outre-Manche. Nous avons observé pour vous les causes principales de cet accablant constat de réunionite aiguë.

Plusieurs freins à l’efficacité sont soulevés

  • Une difficulté à s’exprimer

Le terme “réunion” est synonyme de discussions et d’échanges. Les collaborateurs se réunissent dans le but de créer de la valeur pour un projet et pour l’entreprise de manière générale au travers de collaboration et de mise en commun d’idées. Mais si la prise de parole devient un frein en réunion, qu’advient-il de l’objet de ce rassemblement ? En France, le temps de parole est mal réparti, tandis qu’au Royaume-Uni ce sont des caractères dominants qui bloquent l’expression en réunion, en monopolisant le temps d’échanges. L’auto-censure est, quant à elle, d’usage dans les deux pays.

  • Le fléau du multitasking

Qu’il s’agisse d’envoyer des mails ou des sms, ou de travailler sur un autre dossier, les cadres sont les champions du multitasking. En France, 81% des cadres affirment en être friands, et ce chiffre s’envole lorsque l’on passe la Manche avec un très sérieux 94% !

  • Une mauvaise organisation

Qui dit rassemblement laisse entendre une planification drastique à chaque étape de la réunion, de l’invitation des collaborateurs au suivi des décisions prises. La pyramide s’effondre lorsque 66% des cadres français et 77% des collaborateurs britanniques déclarent que leurs réunions sont désorganisées.

Face à cette situation, des solutions simples existent :

Les cadres français ont une idée précise des moyens qui leur permettraient de mieux collaborer. La réunion n’est pas toujours nécessaire et des formats alternatifs sont sollicités pour pallier l’inefficacité en réunion :

  • Les stand-up meetings pour des réunions rapides et efficaces.
  • Les logiciels collaboratifs pour une prise de décision optimisée.
  • La visio conférence pour simplifier les échanges à distance.

Du côté de nos chers amis british, en avance de quelques années en termes de digitalisation de leurs process, ces formats sont depuis quelques temps dans leur boîte à outils de rassemblement. Pour eux, le principal enseignement porte sur la manière de conduire leurs réunions.

  • En amont, une meilleure préparation s’impose avec un ordre du jour réaliste et un partage des supports.
  • Pendant les réunions, les échanges pourraient être améliorés en engageant les participants, via des solutions technologiques ou de simples règles de bien-vivre.
  • Enfin, la réunion n’aurait pas de sens si, à posteriori, la collaboration d’arrêtait. Un bon réflexe à avoir est un partage du compte-rendu de réunion récapitulant les étapes à venir, et un suivi de ces décisions.

 

Chez Wisembly, nous croyons que la réunion n’est pas morte, quel que soit le continent. Au contraire, elle est porteuse de croissance pour l’entreprise, sous réserve d’être justement utilisée, via une capitalisation sur la multitude d’idées de chaque individu.

 

Si ce sujet vous tient aussi à coeur, que vous souhaitez nous faire partager vos bonnes pratiques, ou si vous souhaitez parler productivité, contactez nous à contact@wisembly.com ou au 01 85 73 27 47. Nous nous ferons un plaisir d’organiser une réunion – et productive cette fois-ci !

 

*Etudes IFOP auprès de 1001 cadres représentatifs de la population française

Etude Censuswide auprès de 500 employés de bureaux

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