Comment s’assurer du follow-up d’une réunion ?

follow up réunion efficace

Ça y est, les participants à votre réunion quittent la pièce ? Vous avez le sentiment d’avoir avancé sur les dossiers les plus chauds, voire d’avoir pris de l’avance sur d’autres qui s’annoncent tout aussi compliqués ? Bravo ! Mais votre tâche ne s’arrête pas au moment où la dernière paire de chaussure quitte la salle Jean Moulin que vous aviez réservée de 10 heures à 11 h 30. Il convient, maintenant, de vous consacrer à ce que l’on appelle le follow-up de la réunion, pour vous assurer d’une réelle productivité des personnes invitées. Alors, comment procéder ?

Partager les fichiers importants

Durant une réunion, les idées (et les paroles) s’envolent, mais les écrits doivent rester. Mieux : ils doivent être partagés. Il peut s’agir :

  • des slides qui ont servi de support de présentation ;
  • d’un récapitulatif des points principaux abordés ;
  • de diverses études abordées durant les présentations, qu’il peut être pertinent pour les collaborateurs d’étudier en profondeur…

Dernier impératif : réaliser et diffuser, au plus vite, un compte-rendu de la réunion. Il doit comporter :

  • le rappel du sujet de la réunion et des objectifs que vous cherchiez à atteindre ;
  • le nom des participants et leurs services ;
  • les décisions prises avec les conséquences qu’elles entraînent ;
  • les points à aborder durant la prochaine réunion…

Attribuer les tâches et fixer des deadlines

Le follow-up d’une réunion passe aussi par le fait de démontrer qu’elle a été, très concrètement, utile à la vie et à la bonne marche de l’entreprise. Il s’agit en effet de synthétiser les tâches que les collaborateurs devront accomplir, et de fixer des délais !

Le plus efficace, c’est que ces deadlines se terminent avant la prochaine réunion.

Recueillir les feedbacks

Qu’ont pensé les participants à votre réunion des quelques heures (on l’espère, pas plus de trois, les cadres décrochent après 52min de réunion) passées ensemble ? Il est temps de le leur demander. Pour cela, pas besoin d’aller interroger chaque collaborateur devant la machine à café. Il suffit de diffuser un questionnaire en ligne. Il s’agira de recueillir des feedbacks sur :

  • l’heure de la réunion (facile ou difficile de se libérer, plus facile tel jour…) ;
  • la durée de la réunion (trop longue, trop courte) et son rythme ;
  • la pertinence des points abordés et des personnes invitées ;
  • la qualité des échanges et des différentes présentations ;
  • le respect de l’ordre du jour ;
  • le délai avant la prochaine réunion (trop long, trop court…)

Faire le bilan en prévision de la prochaine réunion

Toutes ces informations doivent vous permettre de prendre des décisions en vue de la prochaine réunion. Pouvez-vous améliorer certains points ? Une réunion était-elle, au final, réellement pertinente ? Auriez-vous pu vous contenter de communiquer à plusieurs via un logiciel comme Slack ? Serait-il pertinent d’innover sur la forme de la réunion, par exemple en vous réunissant debout ?

Le principe ? Faire en sorte que la prochaine réunion soit toujours meilleure que celle qui vient de s’achever. Autant vous dire qu’au bout de quelques réunions qui vont « de mieux en mieux », vous devriez approcher la perfection — sauf si vous partez de loin !

Penser aux outils numériques

Aujourd’hui, les meilleures entreprises sont celles qui ont compris l’importance du numérique. Pour toutes les pistes liées au follow-up d’une réunion évoquées dans cet article, il existe un logiciel adapté. Vous voulez partager des documents ? Vous le savez déjà, mais tournez-vous vers des solutions Cloud. Vous voulez poursuivre la discussion en ligne ? Slack est conçu pour cela. Vous avez besoin de recueillir les avis des participants ? Optez pour Wisembly. Le dossier avance et des tâches ont été attribuées, et vous voulez avoir une vue d’ensemble sur celui-ci ? Des logiciels de gestion de projet, comme Trello, sont parfaitement adaptés.

Citons, enfin, le logiciel Solid. Il fait la synthèse entre tous vos besoins pour un follow-up efficace, en vous permettant d’attribuer des tâches pendant la réunion pour les envoyer ensuite aux premiers concernés. Le compte rendu de la réunion est même directement disponible, et l’application génère des statistiques pertinentes sur ces moments où tout le monde se retrouve pour échanger !

Et pour vous, comment peut-on s’assurer qu’aucune réunion ne finisse pas être un coup d’épée dans l’eau ? Prenez la parole dans les commentaires !

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