L’avenir des données numériques en 4 questions
La transition numérique est passée par là : aujourd’hui, de très nombreux documents sont numériques. Et dire qu’il y a encore 10 ans, nous avions tous une ribambelle de classeurs, dans lesquels nous archivions consciencieusement le moindre papier d’importance ! Il est donc grand temps de se poser certaines questions : que pouvons-nous attendre des données numériques ? Le Cloud a-t-il une durée de vie illimitée ? Quid des supports de stockage physiques, et de l’avenir de certains formats ? Faisons le point.
Quelle est la durée de vie des supports de stockage physiques ?
Eh oui, on ne peut rêver transmettre, sur plusieurs générations, une clé USB contenant des photos de famille ou des documents professionnels d’importance majeure. Tout support a ses propres limites, y compris temporelles. Ainsi, selon une étude réalisée par CrashPlan (1) :
- un CD RW, lui-même en voie d’être obsolète, deviendra illisible après un siècle (un chiffre qui tombe à trois ans en cas d’utilisation intensive !) ;
- une clé USB ne fonctionnera plus après 75 ans (ou 10 ans d’usage quotidien) ;
- un disque dur externe plantera après 100 ans (mais ne parviendra plus à accéder aux données après 34 ans… à condition de pouvoir encore le connecter, qui sait si l’USB existera encore ?)…
De fait, le papier apparaît comme une solution plus « durable » : après tout, on peut voir dans nos musées des parchemins vieux de plusieurs siècles ! Oui mais, parce qu’il y a un « mais », ces trouvailles constituent des exceptions : le papier craint l’humidité, la lumière, et il est fragile. Bien qu’il soit lui aussi sensible à la casse, la meilleure solution reste le stockage numérique, quitte à changer régulièrement de support au fil des années !
Les formats des données numériques peuvent-ils disparaître ?
Oui, c’est possible. Pour faire un parallèle avec l’analogique, qui se servait encore du Betamax en 2000, quand la VHS s’apprêtait à laisser place nette au DVD ? Il arrive que certains formats se fassent concurrence un temps, avant que l’un ne parvienne à prendre le dessus.
Il convient néanmoins de relativiser ce constat : le passage d’un format à l’autre peut se faire aisément, pour peu que l’on investisse dans des solutions professionnelles adaptées. Par ailleurs, les formats numériques devenus obsolètes ne disparaissent jamais complètement. Les .doc ont été remplacés par les .docx ? Word est toujours capable de les lire !
Prudence cependant, car certains formats sont sujets à la “casse” quand on les convertit ou remanie trop. C’est exactement le cas pour la vidéo et l’audio : même un professionnel ne pourra pas sauver la qualité vidéo après plusieurs reconversions, comme en témoigne cette expérience avec une vidéo Youtube téléchargée et uploadée 1000 fois.
Les données numériques sont-elles en sécurité ?
La question mérite d’être posée (nous avons d’ailleurs élaboré un dossier à ce sujet). Les serveurs à distance peuvent en effet faire l’objet d’un piratage, d’une attaque, voire tout simplement… d’une coupure de courant. Si elles ne sont pas stockées chez vous, les données existent bien physiquement quelque part. Il serait donc normal de craindre pour la sécurité de ses données.
C’est, en fait, tout l’inverse. La technologie du Cloud Computing permet en effet d’atteindre un niveau de sécurité élevé, réservé jusqu’à présent aux grandes entreprises, et à certaines technologies « haut-de-gamme » :
- une redondance des équipements, permettant de réduire entre autres les risques de panne ;
- la mise en place d’un niveau de sécurité validé par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) ;
- la supervision de l’intégrité de ses données par une division spécialisée dans la sécurité, appelée Security Operation Center (SOC) ;
- un chiffrement avancé des données pour rendre illisibles les données aux hackers grâce aux techniques de cryptographie ;
- un pare-feu ;
- un cloisonnement des environnements au sein d’une architecture informatique multi-entité où cohabitent plusieurs organisations, qui ne peuvent interagir sur le code source de l’application (et ainsi faire du tort à leurs colocataires)…
Les données numériques impactent-elles les performances de l’entreprise ?
Oui ! Les données numériques et leur accès depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet représentent un gain de performance, de productivité et d’efficacité pour les entreprises. Nul besoin de se trouver à son bureau pour ouvrir un document important, grâce, par exemple, à la technologie SaaS !
De plus, elles permettent de collaborer et d’enrichir à plusieurs un même document. C’est un gain de temps pour les professionnels, qui ont tout à gagner avec les données numériques.
Au final, quel avenir pour les données numériques ? Les promesses sont nombreuses pour les professionnels, même si elles peuvent apporter avec elles plusieurs dérives comme la tendance au e-hoarding ou à la surconnexion. La sécurité et la pérennité des informations semblent également préservées. Bien sûr, il reste conseillé de conserver une copie papier de certains documents (fiches de paie, déclarations diverses, avis d’imposition…). Mais aujourd’hui, prendre des notes exclusivement sur papier n’est plus avantageux en entreprise. D’autant qu’il existe même des applications de partage des prises de notes en temps réel !
Que pensez-vous des possibilités offertes par les données numériques en entreprise ? Avez-vous déjà initié un processus de dématérialisation dans votre société ? Échangeons sur le sujet dans l’espace réservé aux commentaires !
(1) Crashplan
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