Cinq astuces pour une table ronde réussie
La table ronde est une forme très particulière de réunion : par la configuration de l’espace, tous les participants sont impliqués dans le débat. Mais cette forme de meeting nécessite beaucoup d’attention de la part de chacun… et un animateur à l’écoute.
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1/ Organiser son espace de travail
Par définition, une table ronde prend place autour d’une table… ronde. Ni carré ni ovale, l’emplacement des sièges doit être pensé de manière à mettre au même niveau tous les participants : personne ne préside ! Si la réunion compte plus d’une vingtaine de personnes, pensez à prévoir des micros individuels pour que le débat se déroule dans des conditions optimales.
2/ Introduire les participants
Avant l’ouverture des dossiers du jour, un tour de table s’impose pour rafraîchir l’esprit de chacun avec le nom et la fonction de tous les participants. Un panneau nominatif placé devant chaque collaborateur à la réunion est également à prévoir : cela évitera les trous de mémoire au moment de s’adresser à un interlocuteur dont on a oublié l’identité.
3/ Définir le débat
Le rôle de l’animateur est, en premier lieu, de définir les orientations du jour : quels sont les points à aborder ? Quelle durée accorder à chaque point ? Qui intervient et quand ? Une table ronde ne doit pas se transformer en débat inaudible : pour que l’échange soit efficace, rappelez à chacun les règles de base, un peu comme à l’école : écouter et parler quand l’interlocuteur d’en face a fini.
4/ Animer les échanges
Au centre des débats (au sens physique du terme), vous êtes non pas arbitre mais animateur : c’est par vous que transitent toutes les idées. Comme pour toute réunion, certains participants tenteront peut-être de dévier la conversation sur d’autres points : attention aux hors-sujets ! De même, rappelez gentiment à l’ordre les quelques dissipés qui auraient tendance à se détacher du groupe pour bavarder avec le voisin. On ne saurait que trop vous recommander d’utiliser une solution d’interactivité comme Wisembly pour animer les échanges.
5/ Rédiger un compte-rendu
C’est bon, l’épreuve la plus physique est passée : vous avez animé avec brio les échanges qui, on l’espère, ont été constructifs. Un second tour de table clôt le débat : c’est le moment pour chacun de donner ses impressions et de faire un point sur le travail à mettre en place. Profitez de ce temps plus calme pour noter les points les plus importants issus de la concertation. Animateur de A à Z, vous enverrez ensuite un compte-rendu et des remerciements à tous les participants
Source de l’image à la Une : Flickr (Stephen Harper)
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