Réussir son événement digital en 10 étapes
Une année s’écoule sur les premiers jours de cette crise où le secteur de l’événementiel s’est vu considérablement impacté. Une contrainte considérable poussant les entreprises à réinventer leurs modes de management afin de maintenir l’organisation de leurs événements. En l’espace de quelques semaines, nous avons basculé d’un format dit présentiel ou encore physique à des événements virtuels, 100% à distance. Cette transition s’est faite brutalement et sans antécédents. Un an plus tard, alors que nos collaborateurs commencent à se lasser des événements à distance, il est temps de renouveler cette organisation, toujours dans l’objectif d’encourager la collaboration et l’engagement au sein des équipes.
Tout d’abord, rappelons ce qu’est un événement digital. Il s’agit d’un événement lors duquel les participants peuvent interagir entre eux mais aussi avec les organisateurs grâce à différentes fonctionnalités telles que le tchat, les quizz,… Il s’agit généralement de webinars ou d’événements organisés en plusieurs sessions. Finalement, un événement digital reprend les codes d’un événement physique.
Il existe 3 principaux formats d’événement : Le présentiel, le virtuel et l’hybride. Le format hybride est une tendance émergente chez les entreprises mais aussi une alternative, dorénavant, évidente pour maintenir l’interaction et l’engagement de ses collaborateurs, où qu’ils se trouvent.
Ayant une partie de l’audience présente sur site et une autre partie à distance, l’événement hybride permet à tous les participants de bénéficier du même contenu et du même degré d’interactivité. C’est sans doute la meilleure solution pour capter et maintenir l’attention de son audience. Cependant, cette organisation nécessite un processus de planification différent d’un événement physique. Mais en parvenant à maîtriser cette nouvelle manière de travailler, on peut désormais proposer une expérience unique qui répond à des besoins d’audience plus larges. Les événements virtuels, où aucun participant n’est présent physiquement, peuvent également permettre une bonne interaction entre collaborateurs lorsqu’ils sont bien organisés.
Dans cet article, nous détaillerons les 10 étapes à suivre pour réussir son événement digital, qu’il soit hybride ou virtuel. Nous verrons comment, grâce à quelques conseils, maximiser l’interactivité entre les collaborateurs, de la préparation au jour-J.
1. Définir un objectif clair et précis
La première étape lorsque l’on organise un événement est de définir clairement son objectif : Quel message je souhaite transmettre à mes collaborateurs ? Le choix du format de l’événement (présentiel, à distance ou hybride) dépendra de cet objectif.
2. Établir un budget
Après avoir défini son objectif, il convient d’établir un budget. Pour se faire, une évaluation de ses besoins en terme de matériel technologique est nécessaire : Ai-je besoin d’un projecteur, d’une ou plusieurs caméras, de microphones ? Dans le cadre d’un événement sous format hybride (une partie de l’auditoire dans la salle, l’autre partie en ligne), il faut prévoir un lieu équipé de la fibre pour pouvoir accueillir les participants en présentiel, et un outil pour diffuser l’événement aux participants à distance.
3. Sélectionner un outil d’animation
Si l’événement est hybride ou virtuel, vous devrez sélectionner un outil d’animation. Afin de choisir l’outil le plus adapté à votre événement, il faut établir des critères et prioriser les éléments. La sécurité des données est-elle primordiale pour mon événement ? Qu’en est-il de l’interactivité ? Je prévois d’organiser des plénières et des ateliers, est-ce possible ? Les réponses à ces questions vous permettront d’éliminer certains outils au fur et à mesure, jusqu’à trouver celui le plus adapté à votre événement.
4. Créer l’identité visuelle de mon événement
La quatrième étape est celle de la création de l‘identité visuelle. Vos supports de communication autour de cet événement doivent être harmonieux et cohérents : reprendre la même typographie, les mêmes couleurs, le logo de votre entreprise… afin d’être facilement identifiables par les participants.
Avec Wisembly, vous avez la possibilité de créer une page d’accueil personnalisée, reprenant cette identité visuelle. Sur cette page d’accueil, vous pouvez afficher une présentation de l’événement, les différents ateliers, intervenants,… cette possibilité permet de faciliter la navigation et d’améliorer l’expérience du participant.
5. Établir un plan de communication
Quant à la promotion, nous vous recommandons de lancer une campagne de communication 15 jours avant votre événement. Il est également conseillé d’envoyer un rappel dans les 2 jours précédents l’événement.
6. Préparer le contenu interactif
Afin de captiver l’attention de votre auditoire tout au long de votre événement, il est important de varier les contenus. Vous pouvez donc diffuser des vidéos, infographies ou encore des audios. Pour un effet « ice-breaker », nous vous recommandons de débuter votre événement avec un « vote avec nuage de mot » afin de sonder l’humeur de vos participants. Enfin, vous pouvez clôturer votre événement avec un questionnaire de satisfaction. Celui-ci vous permettra de récolter des feedbacks facilement, et ce, dans l’objectif d’améliorer vos prochains événements.
7. Créer une équipe projet
Le septième conseil concerne la création d’une équipe projet. Pour votre événement, vous devrez identifier les rôles de chacun. Qui sera en charge d’animer ? Qui sera en charge de modérer les messages dans le flux ? Qui sera chargé de l’assistance informatique ? Il est primordial que chaque membre du projet connaisse précisément les missions qui lui seront confiées pendant l’événement afin d’offrir la meilleure expérience aux participants.
8. Prévoir une ligne de support
Pour le jour J, il est important de prévoir une ligne de support. Certains de vos participants auront probablement des problèmes pour participer à votre événement. Ainsi, afin de les guider, prévoyez une ligne de support avec quelques réponses types aux problèmes les plus récurrents.
9. Format de questions/ réponses
Concernant les questions de votre auditoire, vous pouvez décider d’y répondre tout au long de votre événement ou bien de les traiter seulement à la fin. Il vous faudra choisir le format de questions/ réponses le plus adapté et en informer vos participants dès le début.
10. Répétition et coaching avant le jour J
Il ne faut pas négliger l’importance de la répétition et du coaching avant le jour J. Testez vos propres éléments techniques et ceux de vos équipes : Connexion stable, choix du navigateur, vérification de l’infrastructure ou encore le bon fonctionnement des micros et caméras. Les répétitions prennent du temps mais elles vous permettent d’être à l’aise pendant la diffusion de votre événement, et sont synonymes de professionnalisme.
Enfin, aurez-vous besoin d’enregistrer votre événement ? Souhaitez-vous diffuser un replay? Si tel est le cas, il faudra vous organiser. Pour un événement hybride, la captation est importante. Elle permet de faire descendre de l’information au format vidéo de bonne qualité pour garder une audience attentive au message. Pour se faire, deux solutions s’offrent à vous :
- Captation sur un site existant (avec ou sans public) : Il s’agit une captation vidéo avec des caméras et micros comme pour tous événements classiques. Pour retransmettre la vidéo en direct sur la plateforme, il est important d’avoir un accès internet dédié et stable.
- Production à distance : Les intervenants se trouvent à distance et dans des endroits différents, la réalisation de la vidéo live se fait à travers une régie virtuelle. Là encore ce type de production demande une préparation identique à une captation classique (fournir les présentations et les vidéos en amont, séance de répétitions et de filage avec l’ensemble des intervenants distant, etc.).
Wisembly vous accompagne pour préparer au mieux votre événement quel que soit son format, présentiel, virtuel ou hybride. Sur notre plateforme, vous avez accès à tous les éléments pour engager vos collaborateurs : Vote nuage de mot, questionnaires de satisfaction, quiz, outils de brainstorming… et des outils vidéo performants. Avec Wisembly, vous avez la possibilité d’analyser l’intérêt et les attentes de vos participants sur les sujets à aborder en ouvrant la plateforme en amont de votre événement. Ils pourront consulter la documentation et commencer à poser leurs questions.
Avec Wisembly, engagez vos collaborateurs grâce à une solution digital lors d’événements physiques, à distance ou hybrides. N’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé sur votre événement. 😉
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