Réussir son événement virtuel en 5 étapes

Séminaire, conférence, réunion ou encore atelier et formation, en interne ou en externe ; les moments digitalisés sont de plus en plus nombreux. Et pour cause : organiser un événement virtuel a de véritables avantages.

Deux ans après le début de la crise sanitaire, une fatigue générale du virtuel se fait néanmoins ressentir. Réunionite, baisse de motivation…les caméras coupées en réunion se multiplient et l’intérêt envers l’événement digital perd de la vitesse. Alors, comment engager des participants à distance ? Et surtout, comment raviver la flamme du digital ?

C’est ce que nous allons voir ensemble en 5 étapes clés.

L’événement virtuel, des avantages non négligeables…

C’est un fait, la tendance du digital s’est imposée à nous du jour au lendemain avec le début de l’épidémie de la Covid-19. Aujourd’hui néanmoins, le format se démocratise amplement… Et pour cause, ses avantages sont nombreux : audience plus large (le digital n’a pas de frontières !), diminution de l’impact environnemental (la planète vous dira merci), économies (réduction des coûts d’exploitation), et surtout, facilitation d’organisation !

Tips #1 : connaître son déroulé par coeur

Bien évidemment, les premières étapes vont être de définir la nature de votre événement (conférence, webinaire, teambuilding, séminaire, formation… Tout est possible, même en ligne !), de choisir vos dates et d’élaborer votre programme.

Ensuite, il est essentiel de capitaliser sur un déroulé précis et flexible.
Si, à première vue, nous pourrions penser qu’un événement virtuel soit organisé en deux temps, trois mouvements… La réalité reflète pourtant le contraire. Oui, ce format permet d’échapper à la course aux réservations (de la salle, du traiteur, des hôtels…) ; mais avoir un déroulé adaptable en temps réel exactement comme pour du présentiel est primordial.

L’objectif ? Faire face à d’éventuels imprévus : problèmes de connexion, potentiels retards…
Voici trois questions à se poser, qui vous aideront à établir un déroulé efficace :

  • Quel est le profil de mes participants ?
  • Qu’est-ce que mon événement va leur apporter concrètement ?
  • Comment les engager afin de ne pas perdre leur attention ?

Tips #2 : choisir la bonne plateforme

Afin de vous orienter vers la plateforme la plus adaptée à votre événement, commencez par :

  • Recenser vos objectifs (interactivité ? Engagement ?)
  • Ainsi que vos besoins (aussi bien techniques, de diffusion, d’animation ou d’analyse).

Et pour vous aider à affiner le choix de votre future plateforme, voici quelques tips à garder en tête :

  • Centralisez les prestataires : il existe des plateformes tout-en-un telles que Wisembly, capables de gérer aussi bien la partie pré-événement (site dédié, inscriptions, emailings et relances), la diffusion et l’animation de votre événement le jour J, et l’analyse de la data en post-événement. Cela vous simplifiera la vie !
  • Misez sur l’interactivité : réussir à capter l’attention de son audience et la garder, c’est la clé du succès ! Misez sur les modules de type chat, quiz ou encore sondage.
  • Assurez-vous que votre future plateforme soit compatible avec un maximum de navigateurs : plus simple la connexion sera, et plus nombreux seront vos participants le jour J !
  • Enfin, allez au plus intuitif : s’approprier la plateforme et être à l’aise dessus est primordial aussi bien pour vous que pour vos participants. Des formations existent, mais rien ne vaudra un outil simple et optimal !

Tips #3 : travailler son contenu… Et ses animations !

Connaître son déroulé et choisir la bonne plateforme c’est bien, mais ce qui donnera envie à vos invités de se connecter (et de le rester) le jour J, c’est votre contenu !

Diffuser des messages et présentations pertinents, cohérents tant sur le fond que sur la forme, c’est la clé pour répondre à la question de notre tips #1 : “Qu’est-ce que mon événement va apporter, concrètement, à mes participants ?”. Cela se traduit par un support soigné, agréable à lire, et un ou des speaker(s) captivant(s), qui savent garder l’attention de vos participants.

…Mais ce n’est pas tout. Votre animateur aura un rôle important tout au long de l’événement : distribution de la parole, gestion du timing, relance des échanges… Et lancement de vos animations ! Bruits parasites et sollicitations extérieures peuvent souvent détourner l’attention de votre public, lorsqu’il se trouve à distance. Pour lutter contre cela et garder l’attention de votre audience, des modules interactifs existent :

  • Le nuage de mots, pour connaître le ressenti de vos participants,
  • Le quiz pour l’aspect plus ludique,
  • Le formulaire pour libérer la parole,
  • Le sondage, pour impliquer les participants au coeur des sujets !

Tips #4 : communiquer avant, pendant et après

Les événements sont de plus en plus vécus comme de véritables expériences sur le moyen et long terme. Une démarche dans laquelle doit s’inscrire une communication efficace et structurée, que l’on peut découper en trois étapes :

  • Avant le jour J : communiquer à propos du lieu, de la date ou encore des modalités d’inscription va de soi. Une stratégie plus poussée fera néanmoins rayonner votre événement bien plus largement. Vous pouvez personnaliser la plateforme à vos couleurs, créer un site dédié, envoyer un mailing, préparer vos relances et enfin, prévoir une phase de teasing ; sur les réseaux sociaux notamment (contenu autour des coulisses, diffusion d’interviews de vos intervenants…). Un seul objectif : créer du lien et donner envie !
  • Pendant le jour J : beaucoup trop oublié, communiquer pendant l’événement permet à la fois de libérer la parole de vos participants… Et de donner envie aux absents de venir la prochaine fois ! Nous vous recommandons de bien lancer vos activités au bon moment et d’être proactif & flexible par rapport à votre audience, afin de pouvoir vous adapter en fonction de leurs retours. Enfin, de faire vivre l’événement sur vos réseaux sociaux !
  • Après le jour J : maintenez du lien avec votre audience ! Emailing de remerciement, vidéo replay pour revivre l’événement, mise à disposition de documents complémentaires sur la plateforme… Conservez ce contenu pour faire vivre votre stratégie de communication sur le long terme !

Tips #5 : analyser son événement

Taux d’engagement, de satisfaction, de participation… Toutes ces données, accessibles sur la plateforme après votre événement, vous permettront à la fois :

  • De définir des axes d’amélioration,
  • De créer/renforcer votre communauté de façon pérenne,
  • D’optimiser vos prochains événements, pour toucher une audience toujours plus large !

Nous en parlions au début de cet article, la crise sanitaire a accéléré le développement du digital. Nous n’en sommes néanmoins qu’aux prémices de ce changement, qui se veut majeur et durable : pour toutes les raisons évoquées dans notre premier point notamment, l’événementiel virtuel, ou tout du moins hybride, constitue un format d’avenir. C’est pourquoi s’interroger sur notre façon de concevoir et d’animer des événements est primordial – tout autant que développer, ou conserver une capacité d’adaptation à toute épreuve. La curiosité est la clé !

& Wisembly dans tout ça ?

Plateforme collaborative française, Wisembly permet d’animer tous types d’événements : hybrides, virtuels ou présentiels. Grâce à la vidéo & au chat combinés aux modules interactifs (sondages, quiz, votes, nuages de mots…), engager votre audience n’a jamais été aussi simple ! Mais ce n’est pas tout : de l’envoi de vos invitations à l’analyse de la data, profitez d’un outil tout-en-un pour organiser des événements à succès.

Wisembly, c’est aussi 11 ans d’expertise au service de vos projets et une équipe d’experts qui travaille au quotidien, afin de faire de notre plateforme la plus innovante du marché !

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